In der Regel werden iOS-Apps über den App Store von Apple verteilt und sind damit für jeden sicht- und herunterladbar. Dafür wird ein sogenannter Apple Developer Account benötigt, über den öffentliche Apps in den App Store eingestellt werden können. Firmeninterne Apps für z.B. die Zeiterfassung oder den Zugriff auf ERP-Systeme sollen natürlich nur den eigenen Mitarbeitern zugänglich und nicht öffentlich im App Store gelistet sein. Lange Zeit musste man dafür einen sogenannten Apple Enterprise Account verwenden, über den die internen Apps entsprechend kompiliert, gepackt und über einen eigenen Server als gewöhnlicher Downloadlink verbreitet werden konnten. Die Verteilung war und ist laut Apple Regularien nur an die eigenen Mitarbeiter erlaubt. Der große Vorteil dieser Methode ist, dass die Veröffentlichung außerhalb der eigentlichen Prüfungsprozesse von Apple läuft und z.B. Updates sehr schnell intern verteilt werden können.
Das wiederum war vermutlich auch der größte Nachteil für Apple. Es können Apps verteilt werden, die außerhalb des Einflusses von Apple stehen. Aus diesem Grund wurde der Zugang zum Enterprise Program deutlich erschwert. Inzwischen müssen Unternehmen mindestens 100 Mitarbeiter haben, um für das Apple Enterprise freigeschaltet zu werden. Als Alternative hat Apple über den Business Manager eine Möglichkeit geschaffen, auch über einen “normalen” Developer Account interne Apps an und in einer Firma zu verteilen – ohne dass diese im App Store öffentlich gelistet werden.
Im folgenden erläutern wir die Schritte, die dafür nötig sind.
Schritt 1: Apple Business Manager
Ihr Unternehmen für den Business Manager registrieren
Wenn Sie als Firma eine interne App an Ihre Mitarbeiter verteilen wollen, müssen Sie Ihre Firma für den kostenlosen Business Manager registrieren. Über den Business Manager können Sie auch eine umfangreiche Mobile Device Management (MDM) Lösung aufsetzen, was aber nicht Inhalt dieses Beitrag sein soll. Um sich für den Business Manager zu registrieren, füllen Sie bitte das entsprechende Formular unter business.apple.com/#enrollment aus:
- Name und Kontaktdaten zu Ihrem Unternehmen
- Sie benötigen eine kostenlose D-U-N-S Nummer. Wenn Sie noch keine haben, können Sie diese unter www.bisnode.de/produkte-services/dun-bradstreet/dnb-duns-nummer/ beantragen.
- Sie müssen Ihre Kontaktdaten und zusätzlich eine berechtigte Person zur Bestätigung Ihrer Registrierung angeben – fragen Sie nicht, warum Apple alles so kompliziert gestaltet!
- Um sich für den Business Manager registrieren zu können, benötigen Sie eine Apple-ID. Wir empfehlen für den Business Manager eine neue, noch nicht verwendete Apple-ID anzulegen (z.B. businessmanager@ihr-unternehmen.de), da es ansonsten (aus Erfahrung) zu Problemen kommen kann
Nach Absenden der Registrierung erhalten Sie in den folgenden Werktagen einen Anruf von Apple. Keine Sorge der/die Mitarbeiter/-inn spricht deutsch und prüft lediglich die Richtigkeit Ihrer Angaben. Bei folgenden Fragen sollten Sie am besten mit ja antworten, um den Prüfprozess zu vereinfachen und abzukürzen:
- Sind alle Nutzer Mitarbeiter Ihrer Firma? Ja.
- Sind alle Geräte im Eigentum Ihrer Firma? Ja.
Danach sollte der Apple Business Manager für Sie aktiviert sein und Sie können sich unter business.apple.com mit Ihren Zugangsdaten einloggen.
Angepasste Apps erlauben und Unternehmensdaten an Entwickler/Agentur zukommen lassen
Ihr Entwickler oder Ihre Agentur kann Ihnen auf diesen Business Account nun interne Apps für Ihr Unternehmen zuweisen. Diese Art von Apps werden “angepasste Apps” von Apple genannt und müssen einmalig für Ihr Unternehmen aktiviert werden. Gehen Sie dazu nach dem Login in den Business Manager rechts unten auf “Einstellungen” und dort auf “Organisationseinstellungen -> Registrierungsinformationen”. Setzen Sie “Angepasste Apps” auf aktiviert.
Zum Schluss müssen Sie nur noch Ihre Organisations-ID und Ihren Firmennamen aus “Infos zur Organisation” per Copy&Paste an Ihren Entwickler oder Ihre Agentur senden. Das war es im ersten Schritt schon.
Schritt 2: Apple Developer
Sollten Sie nur Kunde oder ein Unternehmen sein und Ihre App extern entwickeln lassen, können Sie diesen Schritt überspringen. Das erledigt dann Ihr Entwickler oder Ihre App-Agentur für Sie.
Apple Develeoper Account registrieren
Im zweiten Schritt kann über einen normalen Apple Developer Account eine App als privat markiert und einer entsprechenden Organisation zugewiesen werden. Das kann entweder über einen Developer Account Ihrer Agentur erfolgen, oder aber über einen firmeneigenen Developer Account. Wir empfehlen unseren Kunden aber immer einen eigenen Apple Developer Account (Enrolling as an Organization: developer.apple.com/programs/enroll) zu registrieren und Ihre firmeninterne Apps darüber zu verwalten. Keine Angst, auch das müssen Sie nicht selbst erledigen – Sie können den Developer Account Ihrer Agentur freischalten, so dass diese die App für Sie einstellen und veröffentlichen kann.
Der genau Ablauf der Registrierung für den Apple Developer Account ist nicht Teil dieses Beitrages, kann aber leicht über die bekannten Suchmaschinen gefunden werden.
Einstellen der App
Ebenso soll die grundlegende Erstellung einer App bei Apple hier nicht behandelt werden. Auch hierzu gibt es genügend gute und leicht verständliche Tutorials im Internet.
Eingestelle App für ein Unternehmen freigeben
Nachdem eine App im Developer Account korrekt angelegt und mit allen Metadaten versehen wurde, kann über App Store Connect unter “Preise und Verfügbarkeit” die Verteilungsmethode der App auf “Privat” gesetzt und einem Unternehmen zugeordnet werden. Dafür wird die zuvor ermittelte Organisations-ID und der Firmenname benötigt.
Achtung: Diese Einstellung (Privat oder Öffentlich) kann nach der Freigabe durch Apple nicht mehr geändert werden. Sollte die Verteilungsmethode nachträglich verändert werden müssen, muss die App gelöscht und neu angelegt werden. Wenn die App bereits als privat von Apple freigegeben wurde, können Sie aber dennoch jederzeit die Zuordnung zu einem Unternehmen wieder löschen oder neue Zuordnungen anlegen. Nur der Weg zurück zu einer öffentlichen App funktioniert nicht mehr.
Die App durchläuft den normalen Prüfungsprozess bei Apple, wobei private Apps – zumindest gefühlt – deutlich schneller freigegeben werden. Die letzte interne App war innerhalb eines Arbeitstages von Apple freigegeben.
Schritt 3: Interne Verteilung der App über den Business Manager
Mit dem Einstellen und Freigabe der App für das Unternehmen ist die Arbeit der Agentur oder des Entwicklers getan. Im letzten Schritt ist die Firma wieder an der Reihe, um die freigegebene, interne App an die Mitarbeiter zu verteilen. Dafür müssen Sie sich als Unternehmen wieder in Ihrem im Schritt 2 registrierten Apple Business Manager einloggen.
Unter “Inhalt -> Angepasste Apps” sollten Sie nun die für Sie freigegebene App(s) sehen. Mit einem Klick darauf können Sie über den Lizenztyp “Einlösecode” in beliebiger Anzahl sogenannte Promotion Codes erzeugen, über die Ihre Mitarbeiter die App im App Store laden können. Die so erstellten Einlösecodes (blau hinterlegter Button “Laden”) werden im unteren Bereich aufgelistet. Mit einem Klick auf den blauen Link “Laden” erhalten Sie eine Excel-Datei als Downoad, in der alle Codes mit einem zusätzlichen Link aufgelistet sind.
Diese Links können Sie nun an Ihre Mitarbeiter verteilen. Über diesen Download-Link können diese dann direkt die interne App über den Apple App Store auf ihr iOS-Gerät laden. Diese Links, bzw. Einlösecodes sind nur einmalig gültig. Sie müssen also für jeden Mitarbeiter, bzw. jedes Gerät oder App-Installation einen eigenen Link bereitstellen.
Das Einspielen von App-Updates unterliegt dann wieder den normalen Mechanismen des App Stores. Sie müssen also für ein Update die Einlösecodes nicht noch einmal erstellen. Sobald eine neue Version der App im (internen) App Store hochgeladen werden, erhalten die Benutzer automatische eine Meldung – bzw. je nach Einstellung auf dem iOS-Gerät auch automatisch die neue Version im Hintergrund installiert.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer internen Firmenapp?
Als auf den B2B-Bereich spezialisierte App-Agentur können wir auf einen großen Erfahrungsschatz bei der Konzeption und Erstellung firmeninterner Appsv vorweisen. Sei es bei der Anbindung externen Systeme wie ERP oder CRM, einer individuellen Lösung für die Zeiterfassung oder auch der mobilen Erfassung von Checklisten und Protokollen – gerne stehen wir für Sie bereit.
